En entreprise, un manque de productivité de la part des salariés est souvent associé à un  management non performant. Une société au management instable en subit les conséquences directes, à cause de salariés non motivés et réticents face à des éléments de l’entreprise. C’est ici que le rapport d’étonnement entre en jeu. Cet outil permet de résoudre de nombreux problèmes internes à l’entreprise en donnant la parole aux salariés. Alors, voici nos conseils pour le mettre en place !

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement consiste en des demandes adressées à vos employés, stagiaires ou alternants relatives à l’évaluation de l’état de votre entreprise. Comme vous vous en doutez, son nom suggère qu’ils seront invités à parler des points qui les ont étonnés. Le but du rapport d’étonnement est d’obtenir une vision fraîche et sans fard de votre entreprise. 

Ce document est souvent distribué lors d’une réunion avec la direction dans le but d’inciter l’entreprise à considérer les points faibles et forts de ses méthodes. Ce rapport est une sorte de conseil constructif visant à améliorer les éléments négatifs de l’entreprise.

Un enjeu pour l’entreprise

Le rapport d’étonnement aura certainement un résultat positif pour votre propre entreprise. Cette méthode encourage dans un premier temps le potentiel de vos collaborateurs à exprimer librement leurs idées. De plus, cela facilitera la communication interpersonnelle entre les collègues et créera un environnement de confiance.

En plus de cela, le rapport d’étonnement est un puissant interrupteur pour l’intégration. Les employés se sentiront totalement détendus et accueillis dès les premières minutes de leur passage dans votre entreprise. Ainsi, vous établirez une atmosphère conviviale dans votre communication avec votre équipe dès le début.

En fin de compte, le rapport d’étonnement devient un excellent moyen de libérer les capacités créatives de vos employés pour améliorer les performances de votre entreprise. Ils pourront vous faire des suggestions auxquelles vous n’avez pas pensé. Ces solutions peuvent vous aider dans la gestion de votre entreprise et peuvent refléter l’engagement de vos employés.

Naturellement, ce rapport doit être proposé dans un cadre ouvert et bien informé. Et puis, les employés doivent avoir la possibilité de s’exprimer librement et d’être compris. Pourquoi utiliser cette technique si vous n’êtes pas ouvert à la critique ?

Par qui ? 

Le rapport d’étonnement peut, quelque part, être demandé à toute personne embauchée dans l’entreprise, qu’elle soit en CDD, en CDI ou un stagiaire. L’essentiel pour qu’il soit valide est qu’il ne doit pas être exécuté par des personnes qui travaillent pour l’entreprise depuis longtemps. Sinon vous n’obtiendrez pas le regard nouveau que vous espérez !

Le rapport peut ensuite être envoyé à d’autres personnes qui en ont besoin selon ce qui est déjà défini en amont. Par exemple, aux managers, au service RH ou au directeur général.

Quand réaliser un rapport d’étonnement ? 

Idéalement, vous devez créer un rapport d’étonnement au moins un mois après la prise de poste et au plus tard 3 mois après. Si la période de 3 mois s’est écoulée, la vision de l’entreprise de votre employé sera trop ancrée et biaisée.

Cependant, ce rapport n’est pas uniquement généré lors de l’intégration d’un nouvel employé. Il peut également être créé durant un changement de poste. Cela permettra donc à la personne d’exprimer ses sentiments et ses opinions sur les événements qu’il voit au travers de son nouveau poste.

De plus, si votre employé prend le temps chaque jour d’écrire ses ressentis sur la veille, ses rapports seront justes et impartiaux.

Le rapport d’étonnement de A à Z

Définissez des objectifs précis 

Avant de solliciter vos employés, demandez-vous quels sont vos véritables objectifs et où votre entreprise a besoin d’amélioration. Il est indispensable que vous compreniez pourquoi vous produisez ce rapport. Plus vos objectifs sont définis, plus les données collectées pourront améliorer les points faibles de votre entreprise. Le tout en développant la force de votre organisation !

Les formes du rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement peut prendre plusieurs formes. Elle peut, par exemple, être une rencontre informelle quelques jours après l’intégration du salarié. Ou bien par le biais d’un rapport écrit et complet.

Si vous le souhaitez, vous pouvez réaliser un questionnaire encadré que vous fournirez à votre employé. Assurez-vous simplement de lui laisser une certaine liberté pour qu’il puisse noter tout ce qui lui semble important.

Votre rapport n’a pas de forme précise et définie. C’est vraiment à vous de choisir la meilleure approche pour votre entreprise !

Comment se déroule le rapport d’étonnement ?

De nouveaux collaborateurs sont arrivés dans votre entreprise, et vous devez procéder à un rapport d’étonnement. Mais comment faire ? Pas de panique, nous allons passer en revue ce dont vous avez besoin !

Premièrement, expliquez-le et présentez les objectifs au nouveau venu. Faites en sorte de préserver la créativité et la liberté de cet individu. Gardez à l’esprit qu’être trop strict peut rendre le rapport obsolète. N’oubliez pas non plus de lui indiquer le temps qu’il a pour le réaliser.

Dès que votre employé recevra les instructions, il pourra commencer son rapport d’étonnement. Rappelez-lui qu’il doit être constructif dans ses propos. Ne le pressez pas pour le remplir, mais dites-lui qu’il faut noter toutes les choses qu’il observe régulièrement au travail.

Le rapport d’étonnement de votre employé maintenant dû, il est temps pour vous de le récupérer. Le faire durant une réunion vous permettra, à vous et à votre employé, de vous exprimer plus facilement et efficacement. De cette façon, il sera plus simple pour vous deux de spécifier ce qui doit être mis à jour et ce qui ne doit pas l’être.

Quoi mettre dans un rapport d’étonnement ?

Afin de vous aider à confectionner votre rapport d’étonnement, voici une liste non exhaustive des informations à demander !

L’employé : 

• Nom
• Prénom
• Poste 
• Date d’entrée en entreprise 
• Type de contrat 
• Nom et prénom du manager 

L’accueil :

• Le processus de recrutement 
• La fiche de poste
• Les attentes
• Les points positifs de l’accueil 
• Les axes d’amélioration de l’accueil

L’entreprise :

• L’organisation 
• La communication interne
• Les relations entre employés 
• Les relations avec les managers 
• L’environnement de travail 
• Le matériel et les outils 

Toutes autres remarques :

Analysez et comprenez 

Il est maintenant temps pour vous d’analyser et de comprendre ce rapport d’étonnement. Avant tout, ayez en tête que les commentaires de l’employé sont subjectifs, mais aussi constructifs. Ainsi, pensez à comparer les divers rapports et à bien équilibrer les ressentis individuels et collectifs. Sans pour autant négliger un avis personnel, prenez bien en compte les commentaires qui reviennent souvent dans votre équipe. Cela vous alerte d’un important axe d’amélioration ou d’un atout au sein de votre entreprise.

Alna pour votre rapport d’étonnement

Convaincu(e) par le rapport d’étonnement ? Sachez qu’Alna vous accompagne dans sa réalisation ! Parce que considérer ses employés et évoluer positivement sa marque sont notre priorité, nous vous épaulons tout au long de votre projet. Alors, n’hésitez pas à échanger avec nous sur ce sujet.